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Calculadora de necesidades de personal

Convierta la carga prevista en una estimacion de personal que pueda defender. Introduzca volumen y minutos por unidad o bien horas directas de trabajo, y despues aplique horas pagadas, utilizacion, shrinkage y un buffer opcional para ver el FTE bruto, la dotacion programable y un plan mas conservador.

Carga
min/unit
Capacidad
h
%
%
Dotacion
%
Ejemplos

6.200 tickets a 6,5 minutos, 160 horas pagadas, 78% de utilizacion, 12% de shrinkage y 10% de buffer apuntan a unos 6,12 FTE y 7 personas.

Horas totales de trabajo
671,67 horas
Horas productivas efectivas por trabajador
109,82 horas
Necesidad de personal
6,12 FTE
Dotacion redondeada
7 personas
Dotacion con buffer
7 personas

La necesidad bruta es 6,12 FTE. El buffer del 10% agrega prudencia, pero el plan base y el plan con buffer siguen redondeando a 7 personas.

Solo es una estimación de planificación. Este resultado refleja únicamente la carga, las Horas pagadas por trabajador, el Tiempo productivo / utilizacion, el Shrinkage / tiempo no productivo y el Buffer de personal introducidos para un solo periodo. No certifica cumplimiento legal, logro de SLA, festivos, diseño de turnos, comportamiento de colas ni enrutamiento por habilidades.

¿Fue útil?

Ejemplos

Cómo funciona

Fórmula

Wh=Q×tm60W_h = \dfrac{Q \times t_m}{60}

Wh=HdW_h = H_d

Eh=P×u×(1−s)E_h = P \times u \times (1 - s)

FTE=WhEhFTE = \dfrac{W_h}{E_h}

H=⌈FTE⌉H = \left\lceil FTE \right\rceil

Hb=⌈FTE×(1+b)⌉H_b = \left\lceil FTE \times (1 + b) \right\rceil

Variables de cálculo

QQ

Cantidad prevista de trabajo en el periodo(units)

tmt_m

Minutos medios necesarios por unidad de trabajo(minutes/unit)

HdH_d

Horas de trabajo introducidas directamente para el periodo(hours)

WhW_h

Horas totales de trabajo en el periodo(hours)

PP

Horas pagadas de un trabajador en el mismo periodo(hours)

uu

Utilizacion como proporcion decimal del tiempo pagado(decimal share)

ss

Shrinkage como proporcion decimal del tiempo pagado(decimal share)

EhE_h

Horas productivas efectivas por trabajador(hours)

FTEFTE

Necesidad bruta de personal antes del redondeo(fte)

HH

Dotacion programable en personas completas(people)

bb

Buffer opcional como proporcion decimal(decimal share)

HbH_b

Dotacion en personas completas tras aplicar el buffer(people)

La calculadora sigue una cadena de planificación de personal para un solo periodo:

  1. Defina la carga desde la Entrada de carga. Puede usar Cantidad prevista de trabajo con Tiempo medio por unidad o introducir directamente las Horas directas de trabajo.
  2. Esa entrada se convierte en Horas totales de trabajo para el mismo día, semana, mes, temporada o campaña.
  3. Las Horas pagadas por trabajador se convierten en Horas productivas efectivas por trabajador. Tiempo productivo / utilizacion conserva el tiempo pagado que realmente atiende la carga y Shrinkage / tiempo no productivo descuenta reuniones, formación, ausencias, descansos y tareas paralelas.
  4. Divida las Horas totales de trabajo entre las Horas productivas efectivas por trabajador para obtener la Necesidad de personal en FTE.
  5. Redondee hacia arriba para llegar a la Dotacion redondeada y poder programar personas completas. Si agrega Buffer de personal, aplíquelo después del FTE para mostrar también la Dotacion con buffer.

La calidad del cálculo depende de que la carga, las Horas pagadas por trabajador, la utilizacion, el shrinkage y el buffer describan exactamente el mismo periodo.

Preguntas frecuentes

01¿Que incluye esta calculadora?
Sigue la cadena de dotación que ya ve en la página. La Entrada de carga se convierte en Horas totales de trabajo y después las Horas pagadas por trabajador pasan a Horas productivas efectivas por trabajador con Tiempo productivo / utilizacion y Shrinkage / tiempo no productivo. Esa relación entre carga y capacidad muestra Necesidad de personal, Dotacion redondeada y, si se usa, Dotacion con buffer.
02¿Por que FTE y headcount no son lo mismo?
La Necesidad de personal es la respuesta matematica en FTE y puede quedar en fracciones. La Dotacion redondeada convierte ese resultado en personas completas para programacion, contratacion, presupuesto y cobertura real del equipo.
03¿Cuando usar horas directas en lugar de cantidad y minutos?
Use Cantidad prevista de trabajo y Tiempo medio por unidad cuando su previsión sea más fiable en volumen y tiempo de gestión de tareas, pedidos, llamadas, tickets o casos. Use Horas directas de trabajo cuando ese mismo periodo ya esté resumido como una necesidad total de horas para el equipo.
04¿Que significa el buffer opcional?
El Buffer de personal es un margen adicional aplicado después de calcular la Necesidad de personal. No cambia las Horas totales de trabajo ni las Horas productivas efectivas por trabajador; solo enseña cómo una cobertura más conservadora eleva la Dotacion con buffer frente a la Dotacion redondeada.
05¿Cuando se queda corto este calculo?
Sirve como estimación de personal para un solo periodo. Si la llegada del trabajo es muy irregular, las habilidades no son intercambiables, el SLA depende de colas o existen reglas de turnos y festivos fuera de los supuestos cargados, úselo como punto de partida y no como diseño final de dotación.

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